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Temario del curso

Introducción al archivado y la gestión documental

  • Tipos de sistemas de archivado (alfabético, numérico, por materia, geográfico).
  • Ventajas y desventajas de los diferentes sistemas.
  • El papel de la documentación en las organizaciones.
  • Requisitos legales y normativos.

Configuración de un sistema de archivado efectivo

  • Evaluación de las necesidades organizacionales.
  • Elección del sistema de archivado adecuado.
  • Estándarización de convenciones para el nombre de los archivos.
  • Tipos de archivadores y soluciones de almacenamiento.
  • Técnicas de etiquetado e indexación.

Gestión de registros activos

  • Identificación de registros activos.
  • Estrategias para la gestión de registros activos.
  • Creación de un plan de archivos.
  • Implementación y mantenimiento del plan de archivos.

Gestión de documentos electrónicos

  • Introducción a los sistemas de gestión documental electrónica (EDMS).
  • Ventajas del archivado digital.
  • Mejores prácticas para el escaneo de documentos.
  • Gestión de documentos escaneados.

Gestión del ciclo de vida de los registros

  • Estándares de creación de documentos.
  • Incorporación de registros al sistema.
  • Configuración de planes de retención.
  • Cumplimiento legal y normativo para la retención de registros.
  • Disposición segura de los registros.

Seguridad y confidencialidad

  • Protocolos de seguridad para registros físicos y electrónicos.
  • Controles de acceso y permisos de usuario.
  • Comprensión de las leyes y regulaciones sobre privacidad de datos.
  • Aseguramiento del cumplimiento en las prácticas documentales.

Archivado y preservación

  • Métodos para archivar registros.
  • Soluciones de almacenamiento a largo plazo.
  • Técnicas de conservación para registros físicos.
  • Garantía de la longevidad de los registros electrónicos.

Implementación de las mejores prácticas

  • Procedimientos operativos estándar (SOP).
  • Mejora continua en los procesos documentales.

Resumen y próximos pasos

Requerimientos

  • No se requieren prerequisitos.

Audiencia

  • Administradores de oficina.
  • Asistentes administrativos.
 7 Horas

Número de participantes


Precio por participante

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